Si gestionas un hotel en España, cada reserva, cancelación y check-in tiene que llegar a SES.Hospedajes, la plataforma del Ministerio del Interior, en menos de 24 horas. Hacerlo a mano significa una pestaña abierta todo el día y partes rechazados por un NIF mal escrito.
Te explicamos lo que tienes que saber y cómo lo resolvemos en Prestige PMS para que tu recepción no tenga que pensar en ello.
Qué tienes que comunicar a SES.Hospedajes y en qué plazo
Desde el 2 de diciembre de 2024, SES.Hospedajes sustituye al antiguo parte a Policía Nacional, Guardia Civil y policías autonómicas. Lo regula el Real Decreto 933/2021 y obliga a hoteles, hostales, apartamentos turísticos, campings y casas rurales.
| Qué pasa | Qué comunicas | Plazo |
|---|---|---|
| Se confirma una reserva | Datos de la reserva | 24 h |
| Se cancela una reserva | Anulación | 24 h |
| Llega el huésped | Parte de viajeros | 24 h |
| Cambia algún dato | Corrección | 24 h |
El parte incluye los datos de cada huésped (nombre, documento con número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y email), la relación de parentesco si viaja un menor, las fechas de la estancia y la forma de pago. Los datos se conservan 3 años.
Cómo darte de alta en SES.Hospedajes
El alta se hace una sola vez:
- Entra en la Sede Electrónica del Ministerio del Interior, apartado «Hospedajes y Alquiler de Vehículos», y abre el Registro de Establecimientos y Entidades.
- Identifícate con certificado digital o Cl@ve. Para firmar el alta necesitarás certificado o Cl@ve Firma.
- Rellena los datos del titular y de cada establecimiento.
- Marca la casilla «Envío de comunicaciones por servicio web». Es la que permite que tu PMS envíe los partes por ti; si la olvidas, tendrás que repetir el trámite.
- Firma y guarda las credenciales que recibirás por email: código de arrendador, código de establecimiento y usuario y contraseña del servicio web.
Cómo conectar tu PMS con SES.Hospedajes: así funciona en Prestige PMS
Prestige PMS se conecta directamente con SES.Hospedajes por servicio web, sin programas intermedios. La conexión se configura una sola vez:
- Abre Manager y entra en Gestión.
- En la pestaña Establecimiento, rellena el recuadro WS Hospederías con el número de arrendatario, el código de establecimiento y el usuario y la contraseña del servicio web.
- Pulsa Guardar.
Desde ese momento, el PMS envía reservas, cancelaciones y partes de viajeros con los datos que tu recepción ya recoge en el check-in. Nadie tiene que entrar en la web del Ministerio.
Cómo saber si un parte de viajeros se ha enviado correctamente
En Prestige PMS ves el estado de todos los envíos en una sola pantalla. Cada fila es un parte, con la habitación, la respuesta del Ministerio y un color que te dice qué hacer.
| Color | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Verde | El Ministerio ha aceptado el parte | Nada |
| Rojo | Error de validación, con el motivo exacto | Corregir el dato y reenviar |
| Azul | Enviando; SES.Hospedajes aún no responde | Esperar |
| Amarillo | Error que necesita intervención | Modificar manualmente y reprocesar |
Qué hacer si SES.Hospedajes rechaza un parte de viajeros
Los rechazos más habituales son un NIF o documento mal escrito, el número de soporte del DNI vacío, la dirección del huésped incompleta o un menor sin relación de parentesco. En la web del Ministerio, averiguar qué dato falla lleva tiempo.
En Prestige PMS, el parte rechazado aparece en rojo con el mensaje del Ministerio, por ejemplo «Valor incorrecto para el campo NIF» o «Dirección principal es obligatoria». Tu equipo corrige ese dato y lo reenvía al momento.
Con el check-in online, además, el huésped rellena y firma sus datos antes de llegar, así que el parte está completo antes de entregar la llave.
Sanciones por no comunicar el parte de viajeros
Las multas se rigen por la Ley Orgánica 4/2015: de 100 a 600 € por datos incompletos o enviados fuera de plazo, y de 601 a 30.000 € por no registrarse o no comunicar los partes.
Preguntas frecuentes sobre SES.Hospedajes
Ambas cosas. La reserva, su cancelación y la llegada del huésped se comunican en un máximo de 24 horas.
Tendrás que repetir el trámite en la Sede Electrónica marcando «Envío de comunicaciones por servicio web».
En el email que recibes tras el alta. También aparece en la plataforma, al crear una nueva comunicación y seleccionar el establecimiento.
Tres años desde el final de la estancia.
¿Tu recepción sigue enviando los partes a mano?
Con Prestige PMS, SES.Hospedajes deja de ser una tarea diaria: los partes salen solos y solo tienes que mirar los que están en rojo.
Hablemos. Te enseñamos cómo funciona con hoteles independientes y cadenas en toda España.